Jak weryfikować konto kontrahenta?

Aby zminimalizować ryzyko towarzyszące nawiązaniu współpracy z nowym kontrahentem, przed podpisaniem umowy warto zweryfikować kilka kluczowych kwestii. Jedną z najważniejszych jest sprawdzenie, czy numer konta potencjalnego klienta figuruje na białej liście podatników VAT. Jak to zrobić? Podpowiadamy.

Jak wynika z cyklicznego badania Skaner MŚP zrealizowanego na zlecenie BIG InfoMonitor, aż 47% polskich firm spodziewa się, że w 2023 roku ich kondycja finansowa ulegnie pogorszeniu. Tylko 8,2 proc. badanych podmiotów spodziewa się poprawy, a żadnej zmiany nie spodziewa się ponad 35 proc. respondentów. Takie wyniki nie napawają optymizmem. Dla wielu przedsiębiorców ogromnym wyzwaniem jest więc dziś  nie tylko utrzymanie płynności finansowej, ale także ograniczenie ryzyka nawiązania współpracy z niewypłacalnym kontrahentem.

Zanim rozpoczniesz współpracę z nowym kontrahentem

Chcesz uniknąć zatorów płatniczych, które mogą narazić Twoją firmę na utratę płynności finansowej? Postaw na skuteczne działania prewencyjne, które pomogą zmniejszyć ryzyko towarzyszące nawiązaniu współpracy z nieuczciwym czy niewypłacalnym kontrahentem. Nieodzownym elementem takiego procesu powinna być weryfikacja konta bankowego podmiotu na białej liście podatników VAT.

Czym jest biała lista podatników VAT?

Biała lista podatników VAT jest wykazem podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Powstała w 2019 roku umożliwia szybką, bezpłatną i skuteczną weryfikację kontrahentów.

Dlaczego warto sprawdzić konto kontrahenta na białej liście?

Dzięki weryfikacji kontrahenta na białej liście:

• dowiesz się, czy jest on czynnym podatnikiem VAT;
• dowiesz się, dlaczego firma została wykreślona z rejestru lub dlaczego odmówiono jej rejestracji;
• potwierdzisz numer konta rozliczeniowego, na który należy przelać pieniądze.

Sprawdzenie kontrahenta na białej liście pozwoli Ci także uniknąć negatywnych konsekwencji podatkowych oraz…współodpowiedzialności za zaległości podatkowe kontrahenta. Jak to możliwe?
Jeśli opłacisz fakturę na inny niż figurujący na białej liście rachunek (dotyczy transakcji na kwotę powyżej 15 tys. zł brutto):

• nie możesz zaliczyć przelanej kwoty do kosztów uzyskania przychodu;
• poniesiesz solidarną z kontrahentem odpowiedzialność za zaległości podatkowe — jeśli nie zapłaci on należnego podatku VAT od transakcji.

Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście?

Aby sprawdzić, czy konto Twojego kontrahenta figuruje na białej liście:

• wejdź na stronę https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka;
• wyszukaj podmiot na podstawie nr NIP, nr konta, REGON-u lub nazwy;
• po naciśnięciu przycisku Szukaj dowiesz się m.in., czy firma figuruje w rejestrze VAT, jaki jest jej status podatnika VAT (na konkretny dzień) oraz jaki jest właściwy numer konta rozliczeniowego, możesz umieścić na przelewie.

Kiedy warto sprawdzić konto bankowe kontrahenta na białej liście?

Weryfikację konta bankowego na białej liście warto przeprowadzić jeszcze przed zawarciem umowy z nowym kontrahentem (zwłaszcza jeśli dokument zawiera zapisy informujące o numerze konta do przelewów za realizowane wspólnie transakcje). Warto korzystać z niej także każdorazowo przed realizacją transferu środków. Zwłaszcza na konta kontrahentów, z którymi współpracujesz od niedawna. Zanim opłacisz fakturę upewnij się, że numer konta figurujący w dokumencie jest dokładnie taki sam, jak ten na białej liście. Może się bowiem okazać, że Twój kontrahent zmienił numer konta (i nie poinformował o tym odpowiednich organów) lub został wykreślony z rejestru podatników VAT.

Sprawdzenie danych kontrahenta na białej liście to bezpłatny, szybki i łatwy sposób na zmniejszenie ryzyka i uniknięcie przykrych konsekwencji finansowych. Takie działanie jest także przejawem odpowiedzialności i troski o własny biznes.

Artykuł opracowano na zlecenie BIG.