Co należy wiedzieć o numerze NIP?

Czym jest numer NIP? Co warto o nim wiedzieć? Jak wykorzystać NIP, aby sprawdzić po-tencjalnego kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy? Podpowiadamy.

NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) to unikalny dla każdego podatnika, 10-cyfrowy identyfikator podatkowy wprowadzony na podstawie Ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Niezbędny w kontaktach z fiskusem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, innymi organami administracyjnymi, instytucjami finansowymi i prawno-podatkowymi umożliwia identyfikację konkretnej firmy, osoby fizycznej lub podmiotu, który nie ma osobowości prawnej. Nadany raz NIP pozostaje niezmienny przez cały okres prowadzenia działalności, a w przypadku osób fizycznych — przez całe życie.

Numer NIP — kto musi go posiadać?

Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem Numer Identyfikacji Podatkowej powinny posiadać:

osoby fizyczne, które prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą;
osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, jednak są podatnikami podatku od towarów i usług (podatku VAT);
płatnicy składek ZUS na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
płatnicy podatków;
osoby prawne i jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej (mogą być to np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe czy komandytowo-akcyjne), które na podstawie innych ustaw mają status podatnikó

Numeru NIP nie muszą posiadać natomiast:

osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT;
osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną.

NIP — co oznaczają poszczególne cyfry?

Żadna z cyfr w numerze NIP nie jest przypadkowa. Trzy pierwsze oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał numer. Kolejne 6 to ciąg wygenerowany przez specjalny algorytm. Dziesiąta cyfra jest cyfrą kontrolną, która uwierzytelnia prawidłowość NIP-u.

Jak sprawdzić kontrahenta, posiadając jego NIP?

Choć może się wydawać, że numer NIP przydaje się wyłącznie posiadającemu go podatnikowi, to tylko pozory. Jeśli dysponujesz NIP-em potencjalnego kontrahenta, możesz pozyskać szereg informacji, które pozwolą Ci ograniczyć biznesowe ryzyko i uchronić swoją firmę przed nawiązaniem współpracy z dłużnikiem. Jakie kroki możesz wykonać, aby prześwietlić przyszłego klienta na podstawie NIP-u?

Sprawdzanie NIP — krok po kroku

Krok 1 – sprawdź, czy firma rzeczywiście istnieje, a jej dane i przedmiot działalności zgadzają się z tymi, które zadeklarował przyszły kontrahent.

Sprawdzenie NIP potencjalnego klienta warto rozpocząć od przejrzenia bazy CEiDG (jeśli zamierzasz rozpocząć współpracę z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą) lub KRS (jeśli zamierzasz rozpocząć współpracę ze spółką prawa handlowego, np. spółką z o.o.). Po wpisaniu numeru NIP w odpowiednim polu dowiesz się m.in.:

od kiedy istnieje firma;
czy dane adresowe firmy zgadzają się z tymi, które masz od kontrahenta;
czym zajmuje się firma — jaki jest główny i dodatkowe przedmioty działalności;
czy firma jest obecnie zawieszona lub zamknięta;
czy osoba, która ma podpisać z Tobą kontrakt, jest właścicielem działalności lub — w przypadku spółek — osobą upoważnioną do reprezentacji spółki;
ile wynosi kapitał zakładowy spółki (dane z KRS).

Krok 2 — sprawdź, czy dane potencjalnego klienta znajdują się na białej liście podatników VAT

Biała lista podatników VAT to rejestr zawierający dane podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Dlaczego warto sprawdzić, czy dane potencjalnego kontrahenta na niej figurują? Zgodnie z aktualnie obowiązującym prawem, w przypadku transakcji, których wartość przekracza 15 000 zł brutto, opłacenie faktury na konto inne niż wskazane na białej liście będzie skutkować brakiem możliwości rozliczenia tych środków w kosztach uzyskania przychodu. To jednak nie wszystko. Taki ruch może skutkować także solidarną z kontrahentem odpowiedzialnością za zaległości podatkowe — w proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję części podatku.

Krok 3 — sprawdź, czy dane potencjalnego klienta figurują w Rejestrze Dłużników Biura Informacji Gospodarczej InfoMonitor

Brak terminowych płatności ze strony kontrahentów może być dla przedsiębiorcy przyczyną utraty płynności finansowej, problemów z regulowaniem własnych zobowiązań i pogorszeniem wizerunku w oczach pracowników i klientów. Jeśli prowadzisz firmę, przed podpisaniem umowy z nowym klientem sprawdź go w rejestrze dłużników prowadzonym przez BIG InfoMonitor. Skorzystaj w tym celu z systemu Biznes.BIG.pl i sprawdź, czy nie ma tam wpisanych jakichś jego długów. System Biznes.BIG.pl jest dostępny wyłącznie dla przedsiębiorców.

Jak sprawdzić potencjalnego kontrahenta w rejestrze dłużników BIG InfoMonitor?

Wejdź na stronę big.pl i wypełnij krótki formularz.
Poczekaj na kontakt ze strony specjalisty BIG, który przedstawi dostępne opcje i pomoże wybrać usługi, które najlepiej odpowiedzą na aktualne potrzeby Twojego biznesu.
Kiedy otrzymasz zaproszenie do systemu Biznes.BIG.pl, zaloguj się, zaakceptuj ustalone z ekspertem warunki i zaakceptuj umowę ramową
Po dopełnieniu formalności zaloguj się na swoje konto i pobierz Raport o Przedsiębiorcy. Dokument zawiera pozytywne i negatywne informacje gospodarcze, czyli informacje o terminowo spłaconych zobowiązanych oraz długach wpisanych do rejestru. Do wygenerowania raportu potrzebny będzie jedynie numer NIP potencjalnego kontrahenta. Dokument możesz pobrać w wersji podstawowej lub rozszerzonej. Jeśli zdecydujesz się na Raport Rozszerzony, niezbędne będzie także uprzednie podpisanie papierowej umowy z BIG-iem oraz uzyskanie zgody sprawdzanego podmiotu na weryfikację jego danych w Biurze Informacji Kredytowej i Związku Banków Polskich. Gotowe wzory upoważnień BIG udostępnia swoim klientom.

Sprawdzenie firmy po NIP-ie to powszechnie stosowany przez przedsiębiorców sposób na zmniejszenie ryzyka towarzyszącego zawarciu umowy z nowym kontrahentem. Zwłaszcza dziś, kiedy na skutek pogarszającej się sytuacji gospodarczej wiele firm zmaga się z finansowymi problemami, takie działanie powinno być nie wyborem, lecz absolutnym standardem.

Artykuł opracowano na zlecenie BIG.