Dokumentacja płacowa

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem to podstawowy obowiązek każdego pracodawcy, który wynika z kodeksu pracy. Jego wypełnienie wymaga wiedzy i doświadczenia, a także regularnej weryfikacji zmian w przepisach. Dokumentacja płacowa może być powierzona specjalistom. Dowiedz się, na czym polega jej prowadzenie oraz na jakie aspekty warto zwrócić uwagę.   

Co to jest dokumentacja płacowa?  

Dokumentacja płac to wszelkie dokumenty, które dotyczą warunków zatrudnienia pracownika i otrzymywanego przez niego wynagrodzenia. Uwzględnia się w niej również premię oraz dodatki.  

Dokumentacja osobowo płacowa zawiera przede wszystkim: 

• imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia;  
• kartę ewidencji czasu pracy, uwzględniającą urlopy czy nadgodziny;  
• listę płac;  
• akty decyzyjne dotyczące warunków zatrudnienia bądź wynagrodzenia.  

Dokumentacja kadrowa i płacowa – prowadzenie  

Dokumentację płacową należy prowadzić na bieżąco. Elementy pomocnicze są podstawą do sporządzenia miesięcznej listy płac. W jej zakres wchodzą m.in. listy obecności, zestawienie przepracowanych godzin pracy, zwolnienia lekarskie czy informacje dotyczące urlopów.  

Za prowadzenie dokumentacji płacowej jest odpowiedzialny pracodawca. Na jej zakres mają jednak również wpływ pracownicy, którzy składają odpowiednie oświadczenia, takie jak np.: 

• oświadczenie PIT-2 do celów obliczania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy;  
• oświadczenie dotyczące zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów;  
• oświadczenie o wysokości uzyskanej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z innego źródła w danym roku kalendarzowym;  
• oświadczenie do celów częściowego zaniechania poboru zaliczki na podatek dochodowy albo jej zwiększenia.  

Dokumentacja płacowa okres przechowywania  

Dokumentacja płacowa pracownika jest przechowywana przez pracodawcę przez czas wskazany w przepisach. Dokładny wymiar trwania obowiązku zależy od okresu zatrudnienia.  

W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji płacowej wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy, o ile pracodawca złożył raport ZUS RIA. W innym przypadku termin ulega przedłużeniu do 50 lat. Dla osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku czas przechowywania dokumentów wynosi 10 lat.  

Narzucony okres przechowywania dokumentacji płacowej jest związany z faktem, że to właśnie na jej podstawie jest ustalany wymiar renty czy emerytury. Dokumentację pomocniczą i obliczeniową archiwizuje się przez 5 lat. Kopie zaświadczeń dotyczących płac należy magazynować przez 3 lata.  

Które dokumenty podlegają trwałej archiwizacji?  

Najdłuższy okres archiwizacji dokumentów dotyczy pracowników, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczeń społecznych przed dniem 1 stycznia 1999 roku. W ich przypadku to aż 50 lat od dnia zakończenia pracy u konkretnego pracodawcy. Obowiązek nie jest uzależniony od tego, czy dany pracownik jest dalej zatrudniony w tym samym zakładzie pracy.  

Dokumentacja osobowa i płacowa archiwum   

Wiesz już, jak długo przechowywać dokumenty płacowe. Nie mniej ważne od zachowania odpowiedniego okresu wypełniania tego obowiązku jest spełnienie wymagań co do miejsca, w którym gromadzi się takie dokumenty. Pracodawca musi zadbać o to, aby uniemożliwić dostęp do nich osobom postronnym. Gdzie jest przechowywana dokumentacja płacowa?  

Miejsce przechowywania musi być odpowiednio zabezpieczone i nadzorowane. Może to być zarówno archiwum prywatne, jak i zakładowe. Dokładne wytyczne co do warunków przechowywania dokumentacji płacowej można znaleźć w rozporządzeniu z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. 2005 nr 32 poz. 284).  

Dokumentacja płacowa przepisy dotyczące udostępniania  

Dokumentacja płacowa i osobowa po upływie okresu obowiązkowego przechowywania może być odebrana przez pracownika w ciągu miesiąca. Jeśli zainteresowany nie skorzysta z tego prawa, pracodawca może zniszczyć dokumenty w ciągu 12 miesięcy.  

Jeśli w czasie obowiązkowego przechowywania dokumentacji płacowej pracownik albo były pracownik chce uzyskać do niej dostęp, ma do tego prawo. Pracodawca musi bezpłatnie wydać takie dokumenty na wniosek zainteresowanego.  

Większy problem w praktyce wiąże się z dokumentacją płacową zlikwidowanych zakładów pracy. Pracownik musi w tym przypadku podjąć próbę kontaktu z następcą prawnym bądź jednostką nadrzędną pracodawcy. Informacje na temat miejsca, w którym jest magazynowana dokumentacja płacowa, można również znaleźć w archiwum dokumentacji płacowej, które prowadzi Archiwum Państwowe w Warszawie.  

Dokumentacja płacowa i osobowa – dlaczego warto powierzyć jej prowadzenie specjalistom?  

Prowadzenie dokumentacji płacowej pracowników to czasochłonne zadanie, które wymaga znajomości przepisów i terminowości. Jeśli nie chcesz dokładać sobie pracy, powierz to zadanie specjalistom.  

Prowadzimy kompleksową obsługę płacową przedsiębiorstw. Działamy sprawnie i skutecznie. Zajmujemy się m.in. sporządzaniem list płac, kart przychodów, zaświadczeń o wynagrodzeniu czy sporządzaniem deklaracji podatkowych i dokumentacji na potrzeby ZUS. Dzięki współpracy z nami masz pewność, że wypełniasz wszystkie obowiązki nałożone na pracodawcę przez obowiązujące przepisy.  

Masz dodatkowe pytania? Potrzebujesz wsparcia w tym zakresie?

Skontaktuj się z nami już teraz! Doświadczeni eksperci z warido.com z pomocą dla Twojej firmy.

• Napisz do nas: sekretariat@warido.com
• Zadzwoń do nas: 537 726 726